Trámites para montar una Agencia de Viajes

Para ejercer su actividad, las Agencias de Viajes necesitan obtener una licencia previa. Las funciones en materia de promoción y ordenación del turismo están cedidas a las Comunidades Autónomas, por lo que esta licencia debe solicitarla en su Comunidad Autónoma (Dirección General de Turismo – Servicio de empresas y actividades turísticas)

Ante la imposibilidad de explicarlas todas, mostramos a modo de ejemplo la tramitación de la solicitud en la Comunidad de Madrid y en la parte inferior enlaces a las distintas Comunidades Autónomas.

Legislación aplicable en la Comunidad de Madrid

• Decreto 99/1996, de 27 de junio, por el que se regula el ejercicio de las actividades propias de las Agencias de Viajes de la Comunidad de Madrid (BOCM de 12 de julio de 1996. Corrección de errores: BOCM de 1 de agosto de 1996).
• Decreto 214/2000, de 21 de septiembre, del Consejo de Gobierno, por el que se modifica el Decreto 99/1996, de 27 de junio, por el que se regula el ejercicio de las actividades propias de las Agencias de Viajes de la Comunidad de Madrid (BOCM de 3 de octubre de 2000)

Tienen la consideración de agencia de viajes las empresas que, en posesión del título-licencia correspondiente, se dedican, profesional y comercialmente, de forma exclusiva, al ejercicio de actividades de mediación y/u organización de servicios turísticos, pudiendo utilizar medios propios en la prestación de los mismos.

La condición legal y la denominación de agencia de viajes queda reservada exclusivamente a las empresas a que se refiere el apartado anterior. Los términos «viaje» o «viajes» sólo podrán utilizarse, como todo o parte del título o subtítulo que rotule sus actividades, por quienes tengan la condición legal de agencia de viajes.

Actividades de las agencias de viajes

Son objeto o fines propios y exclusivos de las agencias de viajes los siguientes:

• La mediación en la venta de billetes o reservas de plazas en toda clase de medios de transporte, así como en las reservas de habitaciones y servicios en las empresas turísticas.
• La organización y venta de los denominados viajes combinados.
• La actuación como representante de otras agencias nacionales o extranjeras para la prestación en su nombre y a la clientela de éstas, de los servicios que constituyen el objeto propio de su actividad.
• La organización y la venta de las llamadas «excursiones de un día», ofrecidas por la agencia de viajes o proyectadas a solicitud del cliente, a un precio global establecido y que no incluyan todos los elementos propios del viaje combinado.
• Cualesquiera otros servicios que se reconozcan como propios de su actividad de acuerdo con la legislación vigente.

Además, las agencias de viajes podrán prestar a sus clientes los siguientes servicios:

• Difusión de material promocional y de información turística.
• Cambio de divisas, venta y cambio de cheques de viajeros.
• Expedición y transferencia de equipajes por cualquier medio de transporte.
• Formalización de pólizas de seguro turístico, de pérdida o deterioro de equipajes y otras que cubran los riesgos relacionados con los viajes.
• Alquiler de vehículos con o sin conductor.
• Reserva, adquisición y venta de billetes o entradas de todo tipo de espectáculos, museos y monumentos.
• Alquiler de útiles y equipos destinados a la práctica del turismo deportivo.
• Flete de aviones, barcos, autobuses, trenes especiales y otros medios de transporte para la realización de servicios turísticos propios de su actividad.
• Prestación de cualesquiera otros servicios turísticos que complementen los enumerados anteriormente.

Clasificación de las agencias de viajes
Las agencias de viajes se clasifican en tres grupos: mayoristas, minoristas y mayoristas-minoristas.

1. Son agencias mayoristas aquellas que proyectan, elaboran y organizan toda clase de servicios para su ofrecimiento a las agencias minoristas, no pudiendo ofrecer sus productos directamente al usuario o consumidor.
2. Son agencias minoristas aquellas que, o bien comercializan el producto de las agencias mayoristas, vendiéndolo directamente al usuario o consumidor, o bien proyectan, elaboran, organizan y/o venden toda clase de servicios directamente al usuario, no pudiendo ofrecer sus productos a otras agencias.
3. Son agencias mayoristas-minoristas aquellas que pueden simultanear las actividades mencionadas en los dos apartados anteriores.

Solicitud del título-licencia

La licencia de agencia de viajes será solicitada ante la Dirección General de Turismo de la Comunidad de Madrid, por aquellas empresas cuyo domicilio o sede social radique en esta Comunidad.

En la solicitud se hará constar el grupo, de los previstos en el punto anterior, así como el número de establecimientos cuya apertura se pretende.

La concesión del correspondiente título-licencia por la Dirección General de Turismo quedará supeditada a la presentación de la documentación acreditativa de los requisitos que a continuación se señalan:

1. Documentación que deben presentar los empresarios individuales y las compañías y sociedades mercantiles:

a) Póliza de seguro para afianzar el normal desarrollo de su actividad que garantice los posibles riesgos de su responsabilidad.

Dicha póliza deberá cubrir los tres bloques de responsabilidad siguientes:

• La responsabilidad civil de explotación del negocio.
• La responsabilidad civil indirecta o subsidiaria.
• La responsabilidad por daños patrimoniales primarios.

Estas coberturas incluyen toda clase de siniestros: daños corporales, daños materiales y los perjuicios económicos causados.

La póliza para cada bloque de responsabilidad habrá de cubrir una cuantía mínima de 25.000.000 de pesetas. La agencia queda obligada al mantenimiento en permanente vigencia de la citada póliza.

b) Copia fehaciente de los contratos debidamente cumplimentados a nombre de la empresa o títulos suficientes que prueben la disponibilidad de los locales u oficinas a favor de la persona física o jurídica que solicite el título-licencia.

Los locales habrán de reunir las siguientes características:

• Estarán debidamente diferenciados de los locales y oficinas colindantes y serán de libre acceso al público.
• En todos los locales, oficinas y puntos de venta deberá figurar en lugar visible un rótulo donde conste claramente el nombre de la agencia, grupo a que pertenece y su código de identificación.

c) Documento acreditativo de la constitución de la fianza en la forma y cuantía indicadas posteriormente.

d) Documentación, expedida por el Registro de la Propiedad Industrial, que acredite haber solicitado el nombre comercial y rótulo del establecimiento correspondiente a la denominación que pretende adoptar la agencia.

e) Impuesto de Actividades Económicas.

2. Los empresarios individuales deberán presentar además:

• El Documento Nacional de Identidad o Pasaporte de su titular.
• Número de identificación fiscal.

3. Las compañías y sociedades mercantiles deberán presentar además:

• Copia legalizada de la escritura de constitución, de acuerdo con la legislación vigente.
• Copia legalizada de los estatutos sociales.
• Documento acreditativo en el que conste la inscripción en el Registro Mercantil de Madrid, así como los poderes del solicitante cuando éstos no se deduzcan claramente de la escritura de constitución y documento nacional de identidad y número de identificación fiscal de éste.
• Código de identificación fiscal.

En la escritura y estatutos sociales se deberá hacer constar de manera expresa que el objeto único y exclusivo de la empresa es el ejercicio de las actividades propias de las agencias de viajes.

A la vista de la citada documentación la Dirección General de Turismo resolverá, en el plazo máximo de tres meses, la solicitud presentada, considerándose desestimada la petición si no recae resolución expresa en el referido plazo.

La Resolución de la Dirección General de Turismo por la que se concede el título-licencia habrá de indicar el grupo al que se adscribe la agencia y señalar un código de identificación turístico, que contendrá las siglas C.I.C.MA seguidas de los dígitos alfabéticos y numéricos precisos, que por orden de antigüedad correlativo se asigne. De forma que las iniciales C.I. corresponden a «Código Identificativo» y C.MA a «Comunidad de Madrid«, y a la numeración correlativa será la que corresponda por orden de antigüedad en la concesión del título-licencia.

Actuaciones posteriores a la concesión del título-licencia

Otorgado el título-licencia, y a partir de la fecha de concesión de la misma, la agencia habrá de realizar las siguientes actuaciones:

1. Antes de iniciar sus actividades, dar cumplimiento a lo establecido en el Real Decreto 2199/1976, de 10 de agosto, sobre hojas de reclamaciones en establecimientos turísticos.
2. En el plazo de un mes, iniciar las actividades.
3. En el plazo de un año, presentar documentación acreditativa de la concesión, por el Registro de la Propiedad Industrial de Madrid, del nombre comercial y el rótulo de establecimiento. Si en el plazo indicado en el apartado anterior no hubiera recaído resolución, deberá presentar certificación expedida por el citado Registro de la Propiedad Industrial acreditativa de la situación de los expedientes.

Marca comercial

En el caso de que las agencias deseen utilizar en el desarrollo de sus actividades una marca comercial diferente de su nombre, deberán comunicarlo previamente a la Dirección General de Turismo acompañando la correspondiente certificación registral, y cuando se utilice ésta, deberá figurar en parte visible el código identificativo turístico y nombre de la agencia de viajes.

Las fianzas

Las agencias de viajes tendrán la obligación de constituir y mantener en permanente vigencia una fianza, que podrá revestir dos formas, para responder del cumplimiento de las obligaciones derivadas de la prestación de sus servicios frente a los consumidores y, especialmente, del reembolso de los fondos depositados y el resarcimiento por los gastos de repatriación en el supuesto de insolvencia o quiebra.

La fianza individual se formalizará mediante ingreso en metálico, en la Caja General de Depósitos, en la Tesorería de la Comunidad de Madrid, aval bancario, póliza de caución o título de emisión pública, a disposición de la Dirección General de Turismo, y cubrirá las siguientes cuantías:

• Mayoristas: 120.202,42 euros.
• Minoristas: 60,101,21 euros.
• Mayoristas-minoristas: 180.303,63 euros.

La fianza colectiva se formalizará mediante la inclusión voluntaria de las agencias de viajes, a través de las Asociaciones legalmente constituidas, en un fondo solidario de garantía. La cuantía de esta fianza colectiva será del 50 por 100 de la suma de las fianzas que las agencias de viajes individualmente consideradas habrían de constituir de acuerdo con lo indicado anteriormente y su importe global no podrá ser inferior a 2.404.048,42 euros por asociación de carácter nacional o regional.

Las formas de constituir esta fianza serán análogas a las señaladas para la fianza individual y estarán a disposición de la Dirección General de Turismo en razón de la sede social en Madrid de las agencias de viajes incluidas en el Fondo de Garantía colectivo y en proporción al número y grupo de las mismas.

Las cuantías indicadas cubrirán la apertura de seis establecimientos. Por cada nuevo establecimiento que sobrepase la cifra anterior, se habrá de incrementar la fianza individual en la cantidad de 12.020,24 euros o la colectiva en la cantidad de 6.010,12 euros.

La fianza quedará afecta al cumplimiento de las obligaciones que deriven de:

a) Resolución firme en vía judicial declaratoria de responsabilidades económicas de las agencias de viajes, derivadas de acción ejercitada única y exclusivamente por el consumidor o usuario final, como son, entre otros, el reembolso de los fondos depositados y el resarcimiento por los gastos de repatriación en el supuesto de insolvencia o quiebra.

b) Laudo dictado por las Juntas Arbitrales de Consumo.

c) Acuerdos con avenencia de los actos de conciliación que a tal efecto convoque la Dirección General de Turismo, conforme a lo previsto en la Ley de Ordenación del Turismo en la Comunidad de Madrid.

Agencias de viajes extranjeras

Las agencias de viajes extranjeras podrán:

• Encomendar su representación con carácter permanente o simplemente para actos concretos a una o más agencias de viajes de la Comunidad de Madrid. Cuando la representación sea otorgada con carácter permanente a una agencia de viajes madrileña, ésta viene obligada a acreditarlo ante la Dirección General de Turismo de la Comunidad de Madrid.
• Contratar directamente plazas de alojamiento y otros servicios turísticos.
• Establecer una o varias delegaciones de acuerdo con lo dispuesto en los siguientes apartados, con el exclusivo objeto de atender a sus clientes del extranjero.

Las delegaciones de agencias de viajes extranjeras precisarán autorización de la Dirección General de Turismo, previa solicitud de la agencia interesada.

Las agencias extranjeras que deseen abrir una de las citadas delegaciones, además de someterse a la legislación que les afecte como empresa, deberán presentar la siguiente documentación:

• Certificación acreditativa de la existencia legal de la agencia de viajes extranjera, visada por la representación diplomática o consular española en el país de la agencia peticionaria.
• Documento que acredite la disponibilidad de local.
• Resguardo acreditativo de la constitución de una fianza de 120.202, 42 euros en las condiciones vistas anteriormente.
• Póliza de seguro en los términos señalados con anterioridad.

Agencias de viajes autorizadas por Estados miembros de la Unión Europea y por otras Comunidades Autónomas

Las agencias de viajes domiciliadas y autorizadas como tales por Estados miembros de la Unión Europea podrán, al igual que las autorizadas por otras Comunidades Autónomas, establecer Sucursales en la Comunidad de Madrid para el ejercicio de su actividad, debiendo aportar para ello certificación acreditativa de su autorización en la Administración de origen, así como toda aquella documentación que pruebe el cumplimiento de los requisitos exigidos para las agencias de esta Comunidad.

Agencias de viajes por Comunidades Autónomas