La declaración censal

Actualizado: Marzo de 2016

La Administración Tributaria dispone de un Censo de Obligados Tributarios. Dentro de este, se encuentra el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores, en el que deben darse de alta las personas o entidades que vayan a desarrollar actividades empresariales o profesionales o satisfagan rendimientos sujetos a retención.

Además del alta inicial, debe presentarse también cuando existan modificaciones o cuando decida darse da baja, todo en los términos que vemos a continuación.

Para realizar el alta inicial, las sociedades deben utilizar el modelo 036 (modelo normal) indicando como motivo de presentación: “solicitud de NIF y alta – marcando las casillas 110 y 111”. Sólo las personas físicas pueden optar por utilizar el modelo 037 (modelo simplificado), indicando como motivo “alta – marcando la casilla 111”, siempre que reunan los siguientes requisitos:

  • Que tengan NIF, no actúen por medio de representante y sean residentes en España.
  • Su domicilio fiscal coincida con el de gestión administrativa.
  • No figuren inscritos en el registro de devolución mensual.
  • No estén incluidos en los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido, a excepción del Régimen simplificado, Régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca, o Régimen especial de recargo de equivalencia.
  • No figuren inscritos en el Registro de operadores intracomunitarios o en el de exportadores y otros operadores económicos.
  • No realicen ninguna de las adquisiciones no sujetas previstas en el artículo 14 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido o ventas a distancia.
  • No sean sujetos pasivos de Impuestos Especiales ni del Impuesto sobre Primas de Seguros.
  • No satisfagan rendimientos de capital mobiliario.

Por lo tanto, por medio de la presentación del Modelo 036 o del Modelo 037 (Declaración Censal Simplificada), ya sea de forma presencial o telemática, puede realizar:

DECLARACIÓN CENSAL DE ALTA

Sujetos obligados a presentar la declaración de alta

Están obligados a comunicar el comienzo de sus actividades a través de una declaración censal:

1. Las personas o entidades que desarrollen o vayan a desarrollar en territorio español:

  • Actividades empresariales o profesionales.
  • Satisfagan rendimientos sometidos a retención.

2. Las personas jurídicas que no actuando como empresarios o profesionales realicen adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas al IVA.

3. Las personas o entidades no residentes en España que:

  • Actúen aquí a través de establecimiento permanente.
  • Satisfagan en España rendimientos sometidos a retención.

4. Las personas o entidades no establecidas en territorio de aplicación del IVA en cuanto sean sujetos pasivos del mismo.

5. En el caso de entidades en régimen de atribución de rentas (Sociedades Civiles y Comunidades de Bienes), la entidad deberá presentar un único modelo 036 de declaración incial de alta, consignando en la misma el nombre de los socios o partícipes. En caso de modificarse la composición, se deberá comunicar tal circunstancia mediante una declaración de modificación. Además, cada socio o partícipe deberá presentar declaración  censal para comunicar las obligaciones tributarias que se deriven de su condición de miembro de tales entidades.

Si la citada entidad renunciase al método de estimación objetiva, la renuncia se realizará por la propia entidad, siendo firmada la declaración censal de modificación por todos y cada uno de los partícipes.

6. Quienes no estén establecidos en el territorio de aplicación del Impuesto sobre el Valor Añadido y sean sujetos pasivos del mismo, excepto que hubieran resultado exonerados del cumplimiento de obligaciones censales por el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Sin embargo, no estarán obligadas a presentar la declaración censal las personas o entidades que no satisfagan rendimientos sometidos a retención y realicen de forma exclusiva las siguientes operaciones:

  • Arrendamiento de bienes inmuebles exentos del IVA
  • Entregas ocasionales de medios de transporte exentas del IVA
  • Adquisiciones intracomunitarias de bienes exentas del IVA

Sociedad Limitada Nueva Empresa

Las sociedades en constitución que presenten el Documento Único Electrónico (DUE) para realizar telemáticamente sus trámites de constitución, quedarán exoneradas de la obligación de presentar la declaración censal de alta, sin perjuicio de la presentación posterior de las declaraciones de modificación y baja que correspondan en la medida en que varíe o deba ampliarse la información y circunstancias reflejadas en dicho Documento Único Electrónico.

Fines de la Declaración de Alta

Además de darnos de alta en el Censo, esta declaración servirá para otros fines, entre ellos:

  • Solicitar la asignación del Número de Identificación Fiscal (NIF) provisional o definitivo (para el caso de sociedades; las personas físicas ya disponen del NIF, por lo que sólo lo que no necesitan uno nuevo).
  • Identificar las actividades a realizar, dándose de alta en el IAE (Impuesto sobre Actividades Económicas), para aquellos sujetos que resulten exentos del mismo.
  • Comunicar el régimen aplicable en el IVA
  • Comunicar el régimen aplicable en el IRPF
  • Solicitar la inclusión el los registros especiales de operadores intracomunitarios (sólo cuando se realicen operaciones con otros Estados miembros de la Unión Europea) o de devolución mensual del IVA.

Obtención del CIF Provisional – SÓLO PARA SOCIEDADES (NO AUTÓNOMOS)

Cuando se trate de sociedades, personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica, que vayan a ejercer actividades empresariales o profesionales, podrán solicitar, mediante la presentación de la declaración censal de alta, que les sea concedido un CIF provisional, aunque estén en período de constitución.

Para solicitar el NIF provisional la sociedad debe presentar:

  • Modelo 036 cumplimentado marcando la casilla 110.
  • Original y copia de la certificación negativa de denominación social del Registro Mercantil Central (sin escritura) o copia simple de la escritura de constitución y de los estatutos (con escritura).
  • DNI o NIE del solicitante (sin escritura) o del representante que firma el modelo (con escritura).
  • Acuerdo de voluntades de los socios (sin escritura) o fotocopia que acredite la capacidad de representación de quien firma la solicitud, salvo que exista ya escritura y figure como tal en la misma (con escritura).

La Delegación o Administración de la Agencia Estatal de Administración Tributaria competente asignará el número de identificación fiscal en el plazo máximo de 10 días.

Cuando se asigne un número de identificación fiscal provisional, la entidad quedará obligada a la aportación de la documentación pendiente necesaria para la asignación del NIF definitivo tan pronto como disponga de toda ella. Cumplida esta obligación, se asignará el número de identificación fiscal definitivo; para solicitarlo deberá presentar de nuevo el modelo 036, marcando ahora la casilla 120, en el que se hará constar, en su caso, todas las modificaciones que se hayan producido respecto de los datos consignados en la declaración presentada para solicitar el número de identificación fiscal provisional que todavía no hayan sido comunicados a la Administración en anteriores declaraciones.

El NIF Provisional no se puede solicitar por Internet, ya que para presentar el modelo 036 debe tener el NIF ya asignado. No obstante, una vez obtenido el Provisional, puede solicitar el NIF Definitivo de forma telemática. Para solicitar el Definitivo deberá presentar el modelo 036 adjuntando toda la documentación pendiente (se puede escanear y presentar por Internet siempre que se disponga de Firma Digital)

Contenido de la solicitud

Como primer requisito esencial, la declaración censal deberá reflejar los datos identificativos del obligado tributario:

  • Nombre y apellidos o razón social completa, así como el anagrama si lo hubiese.
  • NIF (salvo que se trate de petición del mismo).
  • Domicilio fiscal en España.
  • Si se trata de persona o entidad residente o no en España.
  • Las declaraciones o declaraciones-liquidaciones que está obligado a presentar por su condición de empresario o profesional o por satisfacer rentas sometidas a retención o ingreso a cuenta.

En el caso de entidades residentes en España y sujetas al Impuesto sobre Sociedades, deberá consignar el domicilio social si fuese distinto del fiscal, así como la fecha de cierre del ejercicio social.

Si la sociedad no se encuentra sujeta al Impuesto sobre Sociedades, deberá consignar:

  • Clase de entidad sin personalidad jurídica de la que se trate.
  • Identificación de quien ostente la representación de la entidad.
  • Identificación de cada uno de los partícipes de la entidad, reflejando la cuota de participación de cada uno de ellos.

Para el caso de entidades no residentes en España, la declaración censal deberá recoger:

  • La nacionalidad de la entidad.
  • Forma jurídica conforme a su Derecho nacional.
  • Domicilio fiscal en su país.
  • Clase de cada establecimiento permanente que establezca en España.
  • Datos identificativos de su representante en España.

Si la entidad no residente opera con varios establecimientos permanentes en España, deberá hacer constar la denominación de cada uno, así como los datos identificativos y declaraciones y declaraciones-liquidaciones que cada uno de ellos tuviese que presentar.

Junto a los datos de identificación, la declaración censal debe contener otra información con trascendencia tributaria que permita elaborar un censo con las obligaciones fiscales de los distintos sujetos pasivos; de esta manera, mediante cruces informáticos, la Administración conocerá el grado de cumplimiento de las mencionadas obligaciones para cada contribuyente.

Así, los retenedores, empresarios y profesionales deberán hacer constar:

  • La condición de entidad exenta a efectos del Impuestos sobres Sociedades.
  • La sujeción o no del obligado tributario al régimen especial del recargo de equivalencia del IVA.
  • La renuncia al régimen especial simplificado y de agricultura, ganadería y pesca del IVA.
  • La renuncia al método de estimación objetiva y a la modalidad simplificada del régimen de estimación directa en el IRPF.
  • La no aplicación de las exenciones de los materiales de recuperación.

Plazo de presentación

Habrá de presentarse con anterioridad al comienzo efectivo de las actividades empresariales o profesionales.

Se entenderá producido el comienzo de una actividad empresarial o profesional desde el momento que se realicen entregas, prestaciones o adquisiciones de bienes o servicios, se efectúen cobros o pagos o se contrate personal laboral, con la finalidad de intervenir en la producción o distribución de bienes o servicios.

De igual manera, cuando se refiera a declaraciones de obligados a retener o que realizaran adquisiciones intracomunitarias, la declaración censal se habrá de presentar antes del nacimiento de la obligación de retener o de realizar operaciones intracomunitarias, respectivamente.

Si se tratase de petición de NIF, los empresarios o profesionales que no lo tengan deben realizarlo antes del inicio de la actividad, mientras que las entidades que no tengan la consideración de empresario o profesional tendrán un plazo de 30 días desde su constitución o establecimiento en España, si bien podrá solicitarse dentro del período de constitucion.

Lugar de presentación

Con carácter general se presentará en la Administración o, en su defecto, en la Delegación de la AEAT correspondiente al domicilio fiscal. Puede presentarse el impreso presencialmente, por correo certificado o a través de Internet (si se dispone de certificado de usuario – firma digital).

Las personas o entidades no residentes en España o no establecidas en el territorio de aplicación del Impuesto sobre el Valor Añadido presentarán el modelo 036 en la Administración o Delegación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria correspondiente al domicilio fiscal de su representante o, en caso de que no lo hubieran nombrado, a la del lugar donde operen.

Qué Modelo se presenta
Se presenta a través de los siguientes modelos: Modelo 036 y Modelo 037 (Declaracion Simplificada), presencialmente, por correo certificado o por vía telemática.

Vea el modelo 036, el modelo 037 y las formas de presentación.

DECLARACIÓN CENSAL DE MODIFICACIÓN

Cuando se modifique cualquiera de los datos recogidos en la declaración de alta o en cualquier otra declaración de modificación posterior, el obligado tributario deberá comunicar a la Administración tributaria, mediante la correspondiente declaración, dicha modificación.

Esta declaración, en particular, servirá para:

  • Modificar el domicilio fiscal.
  • Modificar otros datos identificativos y datos relativos a actividades económicas y locales.
  • Modificar los datos relativos al IRPF, IS, IVA y otros impuestos.
  • Modificar datos relativos a retenciones e ingresos a cuenta.
  • Renunciar a determinados regímenes de tributación.

Plazo de presentación de la Declaración de modificación

Con carácter general, la declaración deberá presentarse en el plazo de un mes, a contar desde el día siguiente a aquel en que se hayan producido los hechos que determinan su presentación, pero el Real Decreto prevé determinados supuestos donde es necesario hacerlo con antelación.

Lugar de presentación

Con carácter general se presentará en la Administración o, en su defecto, en la Delegación de la AEAT correspondiente al domicilio fiscal. Puede presentarse el impreso presencialmente o a través de Internet.

Las personas o entidades no residentes en España o no establecidas en el territorio de aplicación del Impuesto sobre el Valor Añadido presentarán el modelo 036 en la Administración o Delegación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria correspondiente al domicilio fiscal de su representante o, en caso de que no lo hubieran nombrado, a la del lugar donde operen.

Qué Modelo se presenta

Se presenta a través de los siguientes modelos: Modelo 036 y Modelo 037 (Declaracion Simplificada), presencialmente o por vía telemática.

Vea el modelo 036, el modelo 037 y las formas de presentación.

DECLARACIÓN CENSAL DE BAJA

Quienes cesen en el desarrollo de todo tipo de actividades empresariales o profesionales o, no teniendo la condición de empresarios o profesionales, dejen de satisfacer rendimientos sujetos a retención o ingreso a cuenta deberán presentar la correspondiente declaración mediante la que comuniquen a la Administración tributaria tal circunstancia a efectos de su baja en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores.

Plazo de presentación de la Declaración de cese

En el plazo de un mes desde el día del cese, sin perjuicio de que la persona o entidad afectada deba presentar las declaraciones y cumplir las obligaciones tributarias que le incumban y sin que a estos efectos deba darse de alta en el censo.

Cuando una sociedad mercantil se disuelva, la declaración de baja deberá ser presentada en el plazo de un mes desde que se haya realizado, en su caso, la cancelación efectiva de los correspondientes asientos en el Registro Mercantil.

En el caso de fallecimiento del obligado tributario, los herederos deberán presentar la declaración de baja correspondiente. Igualmente quedarán obligados a comunicar la modificación de la titularidad de cuantos derechos y obligaciones con trascendencia tributaria permanecieran vigentes con terceros y a presentar, en su caso, la declaración o declaraciones de alta que sean procedentes, todo ello en un plazo máximo de seis meses.

Lugar de presentación

Con carácter general se presentará en la Administración o, en su defecto, en la Delegación de la AEAT correspondiente al domicilio fiscal. Puede presentarse el impreso presencialmente, por correo certificado o a través de Internet.

Las personas o entidades no residentes en España o no establecidas en el territorio de aplicación del Impuesto sobre el Valor Añadido presentarán el modelo 036 en la Administración o Delegación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria correspondiente al domicilio fiscal de su representante o, en caso de que no lo hubieran nombrado, a la del lugar donde operen.

Qué Modelo se presenta

Se presenta a través de los siguientes modelos: Modelo 036 y Modelo 037 (Declaracion Simplificada), presencialmente o por vía telemática.

Vea el modelo 036, el modelo 037 y las formas de presentación.
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