Facturación de Autónomos y Empresarios

Desde el 1 de enero de 2013 se encuentra en vigor el nuevo Reglamento de facturación. Como veremos a continuación, las principales novedades se centran en la introducción de la factura simplificada, que viene a sustituir a los tiques, y los nuevos requisitos de la factura electrónica.

Los empresarios y profesionales deben expedir factura por cada una de las operaciones que realicen. Así, en el IVA, a través de la factura o documento equivalente va a efectuarse la repercusión del impuesto y sólo la posesión de una factura correcta va a permitir al destinatario de la operación practicar la deducción de las cuotas soportadas.

OBLIGACIÓN GENERAL DE FACTURAR

La obligación general de facturar implica el cumplimiento de los siguientes puntos:

  • De expedir y entregar facturas de los empresarios y profesionales por las operaciones efectuadas.
  • De conservar copia o matriz de las facturas emitidas.
  • De expedir y entregar factura por los pagos anteriores a la realización de la entrega del bien o de la prestación del servicio. En la correspondiente factura se hará indicación expresa de esta circunstancia.

EXCEPCIONES A LA OBLIGACIÓN GENERAL DE FACTURACIÓN

Deberán ser objeto de facturación la totalidad de las entregas de bienes y prestaciones de servicios, realizadas por los empresarios o profesionales en el desarrollo de su actividad, con excepción de las siguientes operaciones:

  • Las realizadas por sujetos pasivos del IVA a los que sea de aplicación el régimen de recargo de equivalencia, salvo que dichas actividades tributen en régimen de estimación directa en el IRPF.
  • Las operaciones exentas del IVA, en virtud de lo establecido en el artículo 20 de la ley del IVA, salvo aquellas a que se refieren los números 2, 3, 4, 5, 15, 20, 21, 22, 24 y 25 del apartado 1 de dicho artículo, en los que si deberá expedirse factura.
  • La utilización de autopistas de peaje.
  • Las que, con referencia a sectores empresariales o profesionales o empresas determinadas, autorice el órgano competente de la Administración Tributaria, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades económicas de los empresarios y profesionales.
  • Las realizadas por los sujetos pasivos del IVA en el ejercicio de actividades que tributen en el régimen especial simplificado. No obstante, deberá expedirse factura por las transmisiones de los activos fijos a que se refiere el artículo 123, apartado uno, párrafo segundo, número 3 de la Ley del IVA.

No obstante, los empresarios y profesionales estarán obligados a expedir factura completa por las siguientes operaciones:

  • Cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal, así como cualesquiera otras en las que el destinatario de la operación así lo exija.
  • Las entregas de bienes destinadas a otro Estado miembro.
  • Las entregas de bienes expedidos o transportados fuera de la Comunidad excepto las realizadas por las tiendas libres de impuestos.
  • Las entregas de bienes a personas jurídicas domiciliadas en otro Estado miembro que no actúen como empresarios o profesionales.
  • Aquellas cuyos destinatarios sean las Administraciones Públicas.

REQUISITOS DE LAS FACTURAS

La ley señala los requisitos mínimos que deben presentar las facturas y sus copias o matrices:

  • Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas debe ser correlativa, pudiendo establecerse series diferentes, especialmente cuando existan diversos establecimientos o cuando se trate de facturas rectificativas.
  • Nombre y apellidos o denominación social, NIF atribuido por la Administración española, o en su caso, por la de otro Estado miembro de la Comunidad Económica Europea y domicilio, tanto del expedidor como del destinatario.
Será obligatoria la consignación del Número de Identificación Fiscal del destinatario en los siguientes casos: 1.º Que se trate de una entrega de bienes destinados a otro Estado miembro que se encuentre exenta conforme al artículo 25 de la Ley del IVA. 2.º Que se trate de una operación cuyo destinatario sea el sujeto pasivo del Impuesto correspondiente a aquélla. 3.º Que se trate de operaciones que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto y el empresario o profesional obligado a la expedición de la factura haya de considerarse establecido en dicho territorio.
  • Descripción de la operación y su contraprestación total. Cuando dicha operación esté sujeta y no exenta del IVA, deberán consignarse en la factura los datos necesarios para la determinación de la base imponible, el tipo aplicable y la cuota repercutida, salvo cuando la cuota se repercuta dentro del precio, indicándose en este caso únicamente el tipo aplicado, o bien, la expresión “IVA incluido”, si así está autorizado. Si la factura comprendiera entregas de bienes o servicios sujetos a tipos diferentes en el IVA, deberá diferenciarse la parte de operación sujeta a cada tipo.
  • Fecha de expedición de la factura y, si fuese distinta de esta, fecha en la que se hayan efectuado las operaciones o se haya recibido el pago anticipado.
Como hemos indicado, éstos son los cuatro requisitos mínimos pero imprescindibles que deben observarse en la confección de las facturas, si bien, como es costumbre, las facturas pueden contener otra información adicional a la estrictamente requerida, como la firma, el sello, forma de pago, etc …

LA FACTURA SIMPLIFICADA

Cuando el importe de las operaciones no exceda de 400 euros (IVA incluido) o cuando deba expedirse una factura rectificativa, puede sustituirse la factura ordinaria por una factura simplificada.

Además, también puede usarse este modelo cuando se trate de alguna de las operaciones que se describen a continuación y no exceda de 3000 euros:

  • Ventas al por menor (“cuando el destinatario sea un consumidor final, no un empresario o profesional“).
  • Venta o servicios en ambulancia.
  • Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
  • Transportes de personas y sus equipajes.
  • Servicios prestados en restaurantes, bares, cafeterías y establecimientos similares.
  • Suministros de comidas y bebidas para consumir en el acto.
  • Servicios públicos prestados en salas de baile y discotecas.
  • Servicios telefónicos prestados mediante la utilización de cabinas telefónicas de uso público, así como mediante tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.
  • Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
  • Utilización de instalaciones deportivas.
  • Revelado de fotografías.
  • Servicios de aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
  • Servicios de alquiler de películas.
  • Servicios de tintorería y lavandería.
  • Uso de autopistas de peaje.
  • Los demás que autorice la AEAT.

Los datos mínimos que deben figurar en la factura simplificada son los siguientes:

  • Número y, en su caso, serie, siendo la numeración correlativa. Se podrán hacer en series separadas, entre otros supuestos, en aquellos en los que existan varios establecimientos, cuando se trate de facturas rectificativas o cuando se hagan facturas ordinarias y simplificadas en el mismo año natural.
  • Fecha de expedición y de la operación que documenta.
  • NIF del expedidor, así como su nombre completo, razón o denominación social.
  • Descripción de los bienes entregados o de los servicios prestados.
  • Tipo impositivo aplicado o expresión “IVA incluido”.
  • Contraprestación total.
  • Si se trata de una factura rectificativa, debe hacerse mención a la factura rectificada.

Como vemos, la ventaja de este modelo simplificado es que exige menos requisitos formales. No obstante, el Reglamento contempla dos supuestos en los que debe ampliarse el contenido:

  • Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y así lo exija.
  • Cuando el destinatario no sea un empresario o profesional y lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.

En estos dos supuestos debe hacerse constar, además de lo anterior, el Número de Identificación Fiscal, así como el domicilio del destinatario de las operaciones, y la cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.

DUPLICADOS Y COPIAS

Los empresarios y profesionales sólo podrán expedir un original de cada factura. No obstante, será admisible la expedición de duplicados de los originales en los siguientes casos:

  • Cuando en una misma operación concurriesen varios destinatarios. En este caso, deberá consignarse en el original y en cada uno de los duplicados la porción de la base imponible y de la cuota repercutida a cada uno de ellos.
  • En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa.

En los supuestos antes mencionados y en cada uno de los ejemplares duplicados deberá hacerse constar la expedición “duplicado” y la razón de su expedición, teniendo estos duplicados la misma eficacia que los correspondientes documentos originales.

RECTIFICACIÓN DE LAS FACTURAS

Los empresarios y profesionales deberán rectificar las facturas emitidas en los siguientes casos:

  • Cuando falte alguno de los requisitos anteriormente descritos.
  • Por incorrecta fijación de cuotas.
  • Cuando varíen las circunstancias determinantes de su cuantía.
  • Cuando queden sin efecto las operaciones gravadas por el IVA.

Esta rectificación procede siempre que no hubiesen transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto correspondiente a la operación gravada o, en su caso, de la fecha en que se hayan producido las circunstancias modificativas de la contraprestación o determinantes de la ineficacia de la operación gravada, debiéndose producir tal rectificación inmediatamente después de advertirse la circunstancia que la motiva y realizándóse mediante la emisión de una nueva factura o documento en el que se hagan constar los datos identificativos de la factura inicial y la rectificación procedente, debiéndose establecer “serie especial de numeración” para las facturas de rectificacion.

EXPEDICIÓN-REMISIÓN DE LAS FACTURAS

Expedición de las facturas

  • Si el destinatario no fuera empresario o profesional, las facturas deben emitirse en el mismo momento de realizarse la operación.
  • Si el destinatario es empresario o profesional, deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente en la citada operación.

Podrán incluirse en una sola factura distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que las mismas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural. Estas facturas deberán ser expedidas como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas. No obstante, cuando el destinatario de éstas sea un empresario o profesional que actúe como tal, la expedición deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.

Esta obligación de expedir factura podrá encomendarse a un tercero. Cuando el tercero no esté establecido en la Unión Europea, únicamente cabrá el cumplimiento de esta obligación a través de un tercero previa comunicación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

La factura puede expedirse en papel o en formato electrónico. En otro artículo nos referimos a la factura electrónica

Remisión de las facturas

  • Si el destinatario de la operación no fuera empresario o profesional, la factura o documento equivalente deberá ser remitido en el mismo momento de su expedición.
  • Si fuera el destinatario empresario o profesional, las facturas o documentos equivalentes deberán remitirse dentro de los 30 días siguientes a su expedición.

CONSERVACIÓN DE LAS FACTURAS

Los empresarios y profesionales están obligados a conservar las copias de las facturas o documentos que las sustituyan, expedidas por ellos o por su cuenta, durante el plazo de cuatro años.

Sin embargo, la legislación mercantil al respecto, más concretamente el artículo 30 del Código de Comercio, establece que los “empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales”. Es decir, que el plazo de cuatro años señalado en la Ley General Tributaria, lo fija en seis la legislación mercantil, lo cual tiene su razón de ser pues en caso contrario, los justificantes de un ejercicio pueden haber desaparecido cuando la Inspección esté comprobando el mismo, ya que el plazo de prescripción empieza a contarse desde el día siguiente al último del plazo voluntario de declaración.

Esta obligación podrá cumplirse por un tercero, que actuará en todo caso en nombre y por cuenta del empresario o profesional o sujeto pasivo, el cual será, en cualquier caso, responsable del cumplimiento de todas las obligaciones. Cuando el tercero no esté establecido en la Unión Europea, únicamente cabrá el cumplimiento de esta obligación a través de un tercero previa comunicación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

La conservación se puede hacer en papel o formato electrónico. La conservación por medios electrónicos se deberá efectuar de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en que se haya recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros mecanismos que garanticen la autenticidad de su origen e integridad de su contenido. En todo caso, debe garantizarse el acceso en línea a los documentos ante cualquier inspección tributaria.

JUSTIFICACIÓN DE GASTOS PARA CONSIDERARSE DEDUCIBLES

Para que el gasto tenga tal carácter debe justificarse mediante factura completa entregada por el empresario o profesional que realizó la prestación, de lo que se deduce que sin ella el gasto no tendría la consideración de deducible.

Sin embargo, la Resolución del Tribunal Económico-Administrativo Central de 11 de enero de 1995, ofrece los siguientes motivos que anulan las precisiones anteriores a los efectos de considerar deducibles gastos documentados de forma incompleta:

  • El antiguo artículo 13 del 15 que sólo exigía que se hubiera producido el gasto.
  • Directiva 6 CE, n° 77/388 que señalaba la necesidad de no poner énfasis en los requisitos formales sino en la existencia o no del gasto.
  • La Ley de Procedimiento Administrativo al señalar que los defectos formales no suponen anulabilidad.
  • Los medios de prueba recogidos en el Código Civil y en la Ley de Enjuiciamiento Civil.

En definitiva, establece la deducibilidad de los gastos documentados en facturas que adolecen de algún defecto formal, al señalar que en el Impuesto de Sociedades, sobre los aspectos formales, prima la efectiva realización del gasto que pueda probarse por otros medios.

Sin embargo, la Administración considera que los requisitos exigibles a las facturas para que tengan la naturaleza de documento justificativo del gasto en el ámbito del Impuesto de Sociedades son idénticos a los necesarios para que proceda la deducción de las cuotas del IVA soportado en la legislación de este último tributo (Dirección General de Tributos de 5 de junio de 1990). Además de las anteriores precisiones, la Resolución del Tribunal Económico-Administrativo Central de 10 de febrero de 1994 estableció respecto de facturas incorrectas que si la Inspección de los Tributos las admitió para algunos efectos, debe admitirlas en todos, le sea favorable o no.

Legislación aplicable

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