FACTURACIÓN DE AUTóNOMOS Y EMPRESARIOS
Los empresarios y profesionales deben expedir factura por cada
una de las operaciones que realicen. Así, en el IVA, a través de la
factura o documento equivalente va a efectuarse la repercusión del impuesto
y sólo la posesión de una factura correcta va a permitir al destinatario
de la operación practicar la deducción de las cuotas soportadas.
OBLIGACIÓN GENERAL DE
FACTURAR
La obligación general de facturar implica,
a su vez, el cumplimiento de los siguientes puntos:
- De expedir y entregar facturas de los empresarios y profesionales por las
operaciones efectuadas.
- De conservar copia o matriz de las facturas emitidas.
- De expedir y entregar factura por los pagos anteriores a la realización
de la entrega del bien o de la prestación del servicio. En la correspondiente
factura se hará indicación expresa de esta circunstancia.
EXCEPCIONES A LA OBLIGACIÓN GENERAL
DE FACTURACIÓN
Deberán ser objeto de facturación la
totalidad de las entregas de bienes y prestaciones de servicios,
realizadas por los empresarios o profesionales en el desarrollo de
su actividad, con excepción de las siguientes
operaciones:
- Las realizadas por sujetos pasivos del IVA a los que sea de aplicación
el régimen de recargo de equivalencia, salvo que dichas actividades tributen
en régimen de estimación directa en el IRPF.
- Las operaciones exentas del IVA, en virtud de lo establecido en el artículo
20 de su Ley reguladora, salvo aquellas a que se refieren los números
2, 3, 4, 5, 15, 20, 21, 22, 24, 25 Y 27 del apartado 1 de dicho artículo,
en los que si deberá expedirse factura.
- La utilización de autopistas de peaje.
- Las que, con referencia a sectores empresariales o profesionales o empresas
determinadas, autorice el órgano competente de la Administración
Tributaria, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades
económicas de los empre-sarios y profesionales.
- Las realizadas por los sujetos pasivos del IVA en el ejercicio de actividades
que tributen en el régimen especial simplificado. No obstante, deberá
expedirse factura por las transmisiones de los activos fijos a que se refiere
el artículo 123, apartado uno, párrafo segundo, número 3 de
la Ley reguladora del mencionado impuesto.
No obstante, los empresarios y profesionales
estarán obligados a expedir factura completa por las
siguientes operaciones:
- Cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como
tal, así como cualesquiera otras en las que el destinatario de la operación
así lo exija.
- Las entregas de bienes destinadas a otro Estado miembro.
- Las entregas de bienes expedidos o transportados fuera de la Comunidad excepto
las realizadas por las tiendas libres de impuestos.
- Las entregas de bienes a personas jurídicas domiciliadas en otro Estado
miembro que no actúen como empresarios o profesionales.
- Aquellas cuyos destinatarios sean las Administraciones Públicas.
REQUISITOS DE LAS FACTURAS
La ley señala los requisitos mínimos que deben presentar las facturas y sus copias o matrices:
- Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas debe
ser correlativa pudiendo establecerse series diferentes, especialmente cuando
existan diversos establecimientos.
- Nombre y apellidos o denominación social, NIF atribuido por la Administración
española, o en su caso, por la de otro Estado miembro de la Comunidad
Económica Europea y domicilio, tanto del expedidor como del destinatario.
Si el destinatario fuera una persona física que no desarrolle actividades
empresariales o profesionales, bastará que conste su nombre y apellidos
y su NIF (no será obligatoria la consignación de su domicilio).
- Descripción de la operación y su contraprestación total.
Cuando dicha operación esté sujeta y no exenta del IVA, deberán
consignarse en la factura los datos necesarios para la determinación
de la base imponible, el tipo aplicable y la cuota repercutida salvo cuando
la cuota se repercuta dentro del precio, indicándose en este caso únicamente
el tipo aplicado, o bien, la expresión "IVA incluido", si así está
autorizado. Si la factura comprendiera entregas de bienes o servicios sujetos
a tipos diferentes en el IVA, deberá diferenciarse la parte de operación
sujeta a cada tipo.
- Fecha de expedición de la factura y, si fuese distinta de esta, fecha
en la que se hayan efectuado las operaciones o se haya recibido el pago anticipado.
Como hemos indicado, éstos son los cuatro
requisitos mínimos pero imprescindibles que deben observarse
en la confección de las facturas, si bien, como es costumbre,
las
facturas pueden contener otra información adicional a la
estrictamente requerida, como la firma, el
sello, forma de pago, etc ...
Una situación especial se produce en el caso de operaciones
realizadas para quienes no tengan la condición de empresarios o profesionales
actuando en el desarrollo de la actividad, donde no será obligatoria la
consignación en la factura de los datos identificativos del destinatario
si se trata de operaciones cuya contraprestación no sea superior a 100
euros y en los demás casos que autorice el Departamento de Gestión
Tributaria de la AEAT.
DOCUMENTOS SUSTITUTIVOS DE LAS
FACTURAS
Cuando el importe de las operaciones que a
continuación se describen no exceda de 3.000 euros, las
facturas pueden ser sustituidas por tickets expedidos por
máquinas registradoras:
- Ventas al por menor.
- Venta de Servicios en ambulancia.
- Servicios a domicilio del consumidor.
- Transportes de personas y sus equipajes.
- Servicios prestados en restaurantes, bares, cafeterías y establecimientos
similares.
- Suministros de comidas y bebidas para consumir en el acto.
- Servicios públicos prestados en salas de baile y discotecas.
- Servicios telefónicos prestados mediante la utilización de cabinas
telefónicas de uso público, así como mediante tarjetas magnéticas
o electrónicas recargables que no permitan la identificación del
portador.
- Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
- Utilización de instalaciones deportivas.
- Revelado de fotografías.
- Servicios de aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
- Servicios de alquiler de películas.
- Los demás que autorice la AEAT.
Los requisitos que, al menos, deben observarse
en la expedición de los tickets son los siguientes:
- Número y, en su caso, serie, siendo la numeración correlativa.
- NIF del expedidor, así como su nombre completo, razón o denominación
social.
- Tipo impositivo aplicado o expresión "IVA incluido".
- Contraprestación total.
Hemos de poner especial atención en el cumplimiento de
los requisitos anteriores, pues la expedición incorrecta de tickets vulnera
la regulación de expedición de recibos y procede la correspondiente
sanción.
DUPLICADOS Y COPIAS
Aunque el Real Decreto que comentamos establece
que los empresarios y profesionales sólo podrán expedir
un original de cada factura o documento sustitutivo, establece que
será admisible la expedición de duplicados de los
originales en los siguientes casos:
- Cuando en una misma operación concurriesen varios destinatarios.
- En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa.
En los supuestos antes mencionados y en cada uno de los ejemplares
duplicados deberá hacerse constar la expedición "duplicado" y la razón
de su expedición, teniendo estos duplicados la misma eficacia que los correspondientes
documentos originales.
EXPEDICIÓN-REMISIÓN DE LAS
FACTURAS
Expedición de las
facturas
- Si el destinatario no fuera empresario o profesional, las
facturas deben emitirse en el mismo momento de realizarse la
operación.
- Si el destinatario es empresario o profesional, dentro del
plazo de 30 días de la realización de la operación,
pudiendo incluir en una sola factura las operaciones realizadas
para un mismo destinatario en el plazo máximo de un mes
natural. Sin embargo, las facturas o documentos equivalentes
correspondientes a operaciones intracomunitarias deberán
emitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que
termine el período de liquidación en que se hayan
devengado las operaciones.
Remisión de las
facturas
- Si el destinatario de la operación no fuera empresario o profesional,
la factura o documento equivalente deberá ser remitido en el mismo momento
de su expedición.
- Si fuera el destinatario empresario o profesional las facturas o documentos
equivalentes deberán remitirse dentro de los 30 días siguientes
a su emisión.
RECTIFICACIÓN DE LAS
FACTURAS
Los empresarios y profesionales deberán
rectificar las facturas emitidas por ellos en los siguientes
casos:
- Por incorrecta fijación de cuotas,
- Cuando varíen las circunstancias determinantes de su cuantía,
y
- Cuando queden sin efecto las operaciones gravadas por el IVA.
- Cuando falte alguno de los requisitos esenciales anteriormente descritos.
Esta rectificación procede siempre que no hubiesen transcurrido
cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto correspondiente
a la operación gravada o, en su caso, de la fecha en que se hayan producido
las circunstancias modificativas de la contraprestación o determinantes
de la ineficacia de la operación gravada, debiéndose producir tal
rectificación inmediatamente después de advertirse la circunstancia
que la motiva y realizándóse mediante la emisión de una nueva
factura o documento en el que se hagan constar los datos identificativos de
la factura inicial y la rectificación procedente, debiéndose establecer
serie especial de numeración para las facturas de rectificacion.
CONSERVACIÓN DE LAS
FACTURAS
Los empresarios y profesionales están
obligados a conservar las copias de las facturas o documentos que
las sustituyan, expedidas por ellos o por su cuenta, durante el
plazo de cuatro años.
Sin embargo, la legislación mercantil al
respecto, más concretamente el artículo 30 del
Código de Comercio, establece que los "empresarios conservarán los libros, correspondencia,
documentación y justificantes concernientes a su negocio,
debidamente ordenados, durante seis años, a partir del
último asiento realizado en los libros, salvo lo que se
establezca por disposiciones generales o especiales". Es
decir, que el plazo de cuatro años señalado en la Ley
General Tributaria lo fija en seis la legislación mercantil lo
cual tiene su razón de ser pues en caso contrario, los
justificantes de un ejercicio pueden haber desaparecido cuando la
Inspección esté comprobando el mismo, ya que el plazo de prescripción empieza a contarse desde el
día siguiente al último del plazo voluntario de
declaración.
JUSTIFICACIÓN DE GASTOS PARA
CONSIDERARSE DEDUCIBLES
Para que el gasto tenga tal carácter debe
justificarse mediante factura completa entregada por el empresario
o profesional que realizó la prestación, de lo que se
deduce que sin ella el gasto no tendría la consideración
de deducible.
Sin embargo, la Resolución del Tribunal
Económico-Administrativo Central de 11 de enero de 1995,
ofrece los siguientes motivos que anulan las precisiones anteriores
a los efectos de considerar deducibles gastos documentados de forma
incompleta:
- El antiguo artículo 13 del 15 que sólo exigía que se hubiera
producido el gasto.
- Directiva 6 CE, n° 77/388 que señalaba la necesidad de no poner
énfasis en los requisitos formales sino en la existencia o no del gasto.
- La Ley de Procedimiento Administrativo al señalar que los defectos
formales no suponen anulabilidad.
- Los medios de prueba recogidos en el Código Civil y en la Ley de Enjuiciamiento
Civil...
En definitiva, establece la deducibilidad de los
gastos documentados en facturas que adolecen de algún defecto
formal, al señalar que en el Impuesto de Sociedades, sobre los aspectos formales,
prima la efectiva realización del gasto que puede probarse por
diversos medios en los siguientes términos:
Sin embargo, la Administración considera
que los requisitos exigibles a las facturas para que tengan la
naturaleza de documento justificativo del gasto en el ámbito
del IS son idénticos a los necesarios para que proceda la
deducción de las cuotas del IVA soportado en la
legislación de este último tributo (Dirección
General de Tributos de 5 de junio de 1990).
Además de las anteriores precisiones, la
Resolución del Tribunal Económico-Administrativo Central
de 10 de febrero de 1994 estableció respecto de facturas
incorrectas que si la Inspección de los Tributos las
admitió para algunos efectos, debe admitirlas en todos, le sea favorable o no.
LEGISLACIÓN APLICABLE
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