La Ley General de la Seguridad Social establece la obligación de los empresarios de facilitar el certificado de empresa a los trabajadores, así como la de proporcionar la documentación e información para el reconocimiento del derecho a prestaciones por desempleo. Se establece un plazo de diez días, a contar desde el siguiente a la situación legal de desempleo para cumplir la obligación de entrega del certificado de empresa al trabajador.
La Orden TAS/3261/2006, de 19 de octubre, recoge en sus Anexos el contenido obligatorio del certificado de empresa.
No obstante, el 31 de marzo de 2010 entró en vigor la Orden TIN/790/2010, de 24 de marzo. Esta Orden establece la obligación de remitir directamente el certificado de empresa al Servicio Público de Empleo a través de Internet.
Todas las empresas (incluido el empresario persona física) que tengan contratados trabajadores, que operen en el territorio nacional y tengan asignado a su CIF o NIF una cuenta de cotización para la Tesorería General de la Seguridad Social, siempre que los trabajadores finalicen, suspendan o reduzcan su relación laboral y comuniquen a la empresa que solicitaran las prestaciones de desempleo
Excepción: los trabajadores que por su actividad fija discontinua o temporal, tengan diversos períodos de actividad o inactividad, o para trabajar habitualmente para la misma empresa, tengan sucesivos contratos temporales dentro del mes, se encuentran en el ámbito de tramitación del Real Decreto 625/1985.
La remisión de las empresas a través de Internet del certificado exime al trabajador de acompañar este documento en la solicitud de prestación de desempleo, por lo que no deberá desplazarse a la oficina del Servicio Público de Empleo, ya que además la prestación por desempleo se puede solicitar también por Internet.
El Sistema de envío del certificado de empresa se realiza a través de la aplicación certific@2, a la que se tiene acceso a través de la web www.sepe.es. Para hacerlo es necesaria firma digital o autorización concedida por la aplicación CONTRAT@, consistente en un código de usuario y una clave personal.
El certificado hay que enviarlo en el momento en que se produzca el cese, suspensión o reducción de la relación laboral cuando el trabajador haya manifestado con anterioridad su intención de solicitar la prestación de desempleo o bien, al día siguiente al que el trabajador solicite de forma expresa el certificado al empresario, si lo hace posteriormente.
Es necesario que el trabajador avise a la empresa sobre la necesidad del certificado.
Las empresas de menos de 10 trabajadores están temporalmente exentas de esta obligación.
Una vez producida la incorporación ha de mantenerse con carácter obligatorio el uso del sistema con independencia del número de trabajadores.
